Soutenance

Calendrier spécifique pour les soutenances prévue fin août ou en septembre 2021 pour les doctorants Sorbonne Université

La fermeture administrative estivale du l’iFD du 19 juillet au 28 aout. L’EDITE fermera également au minimum 4 semaines pendant cette période. Les délais à respecter pour vos documents de soutenance (demande d’autorisation de présentation en soutenance, date de retour des rapports de vos rapporteurs, autorisation de soutenance, dépôt du CD-ROM etcc) sont donc plus importants.

Si vous soutenez fin août ou la première quinzaine de septembre, le retour des rapports de vos rapporteurs doit être requis avant le 10 juillet IMPERATIVEMENT afin que l’autorisation de soutenance puisse être étudiée et validée par l’EDITE et traitée par l’IFD avant la fermeture estivale. Il en va de même pour l’envoi du CD-ROM

Si vous soutenez pendant la 2ème quinzaine de septembre, le retour des rapports de vos rapporteurs doit être requis avant le 18 août IMPERATIVEMENT afin que l’autorisation de soutenance puisse être étudiée et validée par l’EDITE et traitée par l’IFD dès la réouverture de l’IFD. Il en va de même pour l’envoi du CD-ROM

Soutenance

1. En amont à la demande

 Le directeur ou directrice de thèse propose une liste des membres du jury dont les rapporteurs au regard de la réglementation ci-dessous : 

CHOISIR LE JURY 

  • Le nombre des membres du jury est compris entre 4 et 8.
  • Il est composé au moins pour moitié de personnalités françaises ou étrangères, extérieures à l’école doctorale et à l’établissement d’inscription du candidat et choisies en raison de leur compétence scientifique, sous réserve des dispositions relatives à la cotutelle internationale de thèse.
  • La moitié du jury au moins doit être composée de professeurs ou personnels assimilés, ou d’enseignants de rang équivalent qui ne dépendent pas du ministère chargé de l’enseignement supérieur.
  • Sa composition doit permettre une représentation équilibrée des femmes et des hommes.
  • Le directeur ou directrice de thèse fixe la date de soutenance avec les membres du jury.
  • Le directeur de thèse est membre du jury, mais ne prend pas part à la décision.

CHOISIR LES RAPPORTEURS 

  • Les rapporteurs doivent être habilités (ie, titulaires d’une habilitation à diriger des recherches ou d’un titre équivalent),
  • Les rapporteurs doivent être extérieurs à l’école doctorale et à l’établissement du doctorant.
  • Ils n’ont pas d’implication dans le travail du doctorant.
  • Ils peuvent appartenir à des établissements d’enseignement supérieur ou de recherche étrangers ou à d’autres organismes étrangers.

Le directeur ou directrice de thèse fixe la date de soutenance avec les membres du jury.

Ces éléments sont reportés sur la demande d’autorisation de présentation en soutenance. 

2. Demande d’autorisation de présentation en soutenance

Réunir les pièces suivantes sur un seul fichier PDF:

  1. Le justificatif de financement jusqu’au jour de la soutenance.
    • Des financements autre que le contrat doctoral peuvent prendre le relais pour les fins de thèse (ATER, industriels, …)
  2. Le CV du doctorant
  3. Le CV du/des rapporteurs si ce/ces dernier(s) sont étrangers
  4. Un résumé du manuscrit (résumé d’1 page si le manuscrit est rédigé en français et de 10 à 15 pages si le manuscrit est en anglais)
  5. Votre certificat de scolarité attestant de votre inscription administrative sur l’année universitaire en cours

Suivre la procédure sur myEDB : https://www.edite-de-paris.fr/soutenance-de-these-procedure/

DELAI A RESPECTER : La demande d’autorisation de présentation en soutenance doit être transmise AU PLUS TARD 8 SEMAINES AVANT LA SOUTENANCE A L’IFD.

____________________________

Calendriers spécifiques de soutenance pour les doctorants rattachés à l’Université de Paris

A noter, le département de gestion administrative des doctorants du CED de l’Université de Paris sera fermé du 26/07 au 20/08/2021

3. Envoyer le manuscrit aux rapporteurs

Lorsque la demande d’autorisation de présentation en soutenance est validée par l’école doctorale, le candidat envoie avec son manuscrit les documents intitulés « courriers d’accompagnement du manuscrit«  et « rapports de thèse » à ses rapporteurs en leur précisant le nom et adresse (directeur et gestionnaire) auxquels les rapports doivent être retournés, les modalités et date limite de ce retour.

Les rapporteurs adresseront leurs rapports à l’école doctorale, par mail, comme suit :

  1. le rapport est signé
  2. le rapport est envoyé d’une adresse professionnelle
  3. le rapporteur fournira les informations suivantes :
    • son nom/prénom
    • son titre/fonction
    • son entité de rattachement (laboratoire, entreprise etc)
    • son adresse mail professionnelle

4.1 Dossier de soutenance

Constituer et envoyer  votre dossier de soutenance (CDROM et documents) par courrier postal au Bureau d’Accueil des Doctorants  ET adresser par mail à scolarite.doctorat@sorbonne-universite.fr avant la soutenance, la charte de diffusion, la copie d’écran effectué sur l’application « Facile », le bordereau de thèse soutenue et le fichier txt avec le sujet de thèse

Adresse de L’Institut de Formation Doctorale : Bureau d’accueil des doctorants, 15 rue de l’Ecole de Médecine, 75006 PARIS.

4. 2 Autorisation de soutenance

Après réception des rapports de rapporteurs par l’école doctorale, un mail de demande de confirmation de la date, jour et lieu de soutenance vous sera adressé. Cette confirmation est nécessaire à l’émission de l’autorisation de soutenance, générée et gérée par l’Ecole Doctorale. 

En cas de modification des informations saisies (date, jour et lieu) sur la DAPS, procéder aux modifications directement sur myEDB afin que l’autorisation de soutenance soit générée en conséquence. 

Lorsque l’autorisation de soutenance aura été envoyée au Bureau d’Accueil des Doctorants par l’Ecole Doctorale, un mail de confirmation sera adressé au doctorant et son directeur ou directrice de thèse en copie. La convocation à la soutenance sera également transmise aux membres de votre jury.

DELAI A RESPECTER : L’autorisation de soutenance doit être transmise AU PLUS TARD 3 SEMAINES AVANT LA SOUTENANCE A L’IFD.

Avant la soutenance, le Bureau d’Accueil des Doctorants envoie, par mail, au doctorant et au Directeur de thèse : 

  • le PV de soutenance
  • le rapport technique (Ce formulaire attestera du déroulement de la visio-soutenance et sera signé par le président du jury en même temps que le PV) 
  • l’autorisation de soutenance
  • les rapports des rapporteurs
  • les recommandations aux membres du jury. 

5. Test technique pour les soutenances en visio-conférence partielles ou totales

Procéder avec votre ou vos encadrants des tests visio pour vous assurer du bon déroulement technique de la soutenance au jour J.

Président(e) du jury

Le jour de la soutenance

  1. Veiller à la réception du Procès-verbal de soutenance, du rapport technique de soutenance, de l’autorisation de soutenance, des rapports des rapporteurs et des recommandations du jury adressés par le doctorant 
  2. Veiller à collecter les éventuelles procurations signées numériquement par les membres concernés. A noter, ces procurations devront être transmises via un adresse mail professionnelle et avant la délibération du jury, pour être valides (échanges à conserver et mis à la disposition de Sorbonne Université sur demande) 
  3. Garantir l’authentification des membres du jury participant à la visioconférence. 
  4. Pour rappel, les directeurs et encadrants participent au jury mais ne prennent pas part à la décision. Ils participent donc aux discussions au jury en l’absence du candidat, puis le jury se retire en l’absence des directeurs et encadrants pour prendre leur décision d’admission ou d’ajournement.

En aval de la soutenance

  1. Signer le Procès-Verbal (PV) 
  2. Signer le rapport de soutenance. Il appartient au président du jury de s’assurer que tous les membres valident le contenu du rapport. Les échanges de mail en ce sens doivent donc être conservés et mis à la disposition de Sorbonne Université sur demande. 
  3. Adresser au Bureau d’Accueil des Doctorants, pour validation de la soutenance : 
    • Le procès-verbal de soutenance signé en original par le président du jury
    • Le rapport de soutenance en original contresigné par l’ensemble des membres du jury ou, le cas échéant, du seul président du jury de thèse lorsque procuration lui a été donnée par les membres du jury 
    • l’ensemble des procurations envoyées via une adresse mail professionnelle le cas échéant
    • Le rapport technique le cas échéant signé en original par le président du jury

 Adresse de l’IFD: Institut de Formation Doctorale, Bureau d’accueil des Doctorants, 15 rue de l’Ecole de Médecine, 75006 PARIS. Pour rappel : la transmission des documents originaux conditionne la possibilité de délivrer une attestation de réussite au diplôme)