Soutenance – doctorants inscrits à l’Université Paris Cité

La procédure de déclaration de soutenance détaillée ci-dessous concerne uniquement les doctorants inscrits administrativement auprès de l’Université Paris Cité. La procédure de soutenance de thèse de doctorat doit être initiée 3 mois avant la date prévue pour la soutenance.

1. En amont à la demande

 Le directeur ou directrice de thèse propose une liste des membres du jury dont les rapporteurs au regard de la réglementation ci-dessous : 

CHOISIR LE JURY 

  • Le nombre des membres du jury est compris entre 4 et 8.
  • Il est composé au moins pour moitié de personnalités françaises ou étrangères, extérieures à l’école doctorale et à l’établissement d’inscription du candidat et choisies en raison de leur compétence scientifique, sous réserve des dispositions relatives à la cotutelle internationale de thèse.
  • La moitié du jury au moins doit être composée de professeurs ou personnels assimilés, ou d’enseignants de rang équivalent qui ne dépendent pas du ministère chargé de l’enseignement supérieur. Attention, les maitre.sse.s de conférences HDR ne sont pas des assimilé.e.s.
  • Sa composition doit permettre une représentation équilibrée des femmes et des hommes.
  • Le directeur ou directrice de thèse fixe la date de soutenance avec les membres du jury.
  • Le directeur de thèse est membre du jury, mais ne prend pas part à la décision.

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CHOISIR LES RAPPORTEURS

Ils ou elles:

  • doivent être habilité.e.s (ie, titulaires d’une habilitation à diriger des recherches ou d’un titre équivalent),
  • doivent extérieurs à l’école doctorale et à l’établissement du doctorant.e.
  • ne doivent pas avoir d’implication dans le travail du doctorant.e.
  • peuvent appartenir à des établissements d’enseignement supérieur ou de recherche étrangers ou à d’autres organismes étrangers.
  • pour les personnes en poste à l’étranger ou dans l’industrie:
    • doivent être titulaires de la thèse depuis au moins 5 ans.
    • La validation est à la discrétion de la direction de l’ED sur la qualité scientifique (fournir un CV)

Le directeur ou directrice de thèse fixe la date de soutenance avec les membres du jury.

Ces éléments sont reportés sur la Demande d’autorisation pour la composition du jury et le choix des rapporteurs. 

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2. Demande d’autorisation pour la composition du jury et le choix des rapporteurs en vue de la soutenance

Les pièces suivantes doivent être réunies sur un seul fichier PDF:

  1. Le justificatif de financement jusqu’au jour de la soutenance.
    • Des financements autre que le contrat doctoral peuvent prendre le relais pour les fins de thèse (ATER, industriels, …)
  2. Le CV du doctorant
  3. Le CV du/des rapporteurs si ce/ces dernier(s) sont étrangers
  4. Un résumé du manuscrit (résumé d’1 page si le manuscrit est rédigé en français et de 10 à 15 pages si le manuscrit est en anglais)
  5. la liste de vos publications
  6. Votre certificat de scolarité attestant de votre inscription administrative sur l’année universitaire en cours

Puis, déclarer la composition de votre jury sur l’application de gestion myEDB selon la procédure suivante : https://www.edite-de-paris.fr/soutenance-de-these-procedure/

Merci de noter que les tutelles universitaires et/ou les noms des établissements de chaque membre doivent figurer sur la demande d’autorisation pour la composition du jury.

La Demande d’autorisation pour la composition du jury et le choix des rapporteurs, ainsi que la fiche de renseignements, sont générées par myEDB.

DELAI : La Demande d’autorisation pour la composition du jury et le choix des rapporteurs validée par l’EDITE et accompagnée de la fiche de renseignements doivent être transmises, par l’école doctorale, AU PLUS TARD 8 SEMAINES AVANT LA SOUTENANCE au Collège Doctoral de l’Université Paris Cité.

3. Envoyer le manuscrit aux rapporteurs

Lorsque la Demande d’autorisation pour la composition du jury et le choix des rapporteurs est validée par l’école doctorale, le candidat envoie, avec son manuscrit, les documents intitulés « courrier d’accompagnement du manuscrit », « rapport de thèse » à ses rapporteurs en leur précisant le nom et adresse (directeur et gestionnaire) auxquels les rapports doivent être retournés, les modalités et date limite de ce retour.

Parallèlement, un courriel officiel  est envoyé aux rapporteurs, par l’équipe soutenances de l’Université Paris Cité, accompagné du formulaire d’évaluation à compléter.

Les rapporteurs adresseront leurs rapports et le formulaire d’évaluation à l’école doctorale, par mail, comme suit :

  1. le rapport est signé
  2. le rapport est envoyé d’une adresse professionnelle
  3. le rapporteur fournira, dans le corps du mail, les informations suivantes :
    • son nom/prénom
    • son titre/fonction
    • son entité de rattachement (laboratoire, entreprise etc)
    • son adresse mail professionnelle

DELAI : Le retour du rapport de thèse et du formulaire d’évaluation sont attendus au plus tard 1 mois avant la soutenance.

4.1 Dossier de soutenance

Les thèses de doctorat d’Université Paris Cité doivent être obligatoirement soumises au logiciel de comparaison des sources Compilatio. Il revient au directeur.trice de la thèse de fournir une attestation d’analyse du logiciel Compilatio. 

Après la validation du jury, le candidat reçoit le lien pour le dépôt de la version électronique de la thèse.

Le doctorant doit déposer la thèse via l’application de transfert de fichiers FileSender.

La thèse sera traitée par la bibliothèque universitaire pour archivage, signalement et diffusion après la soutenance.

Vous retrouverez l’ensemble des outils, liens et informations utiles à la rédaction, au dépôt et à la diffusion de la thèse sur la page Déposer sa thèse de doctorat.

Pour plus d’informations : https://u-paris.fr/doctorat/soutenir-sa-these/

4. 2 Autorisation de soutenance

Après réception des rapports de rapporteurs par l’école doctorale, un mail de demande de confirmation de la date, jour et lieu de soutenance vous sera adressé. Cette confirmation est nécessaire à l’émission de l’autorisation de soutenance. En cas de modification des informations saisies (date, jour et lieu) pour la Demande d’autorisation pour la composition du jury et le choix des rapporteurs, procéder aux modifications directement sur myEDB. 

L’Autorisation de soutenance est générée par myEDB et soumis à la validation de la Direction de l’EDITE, à réception des rapports et formulaires d’évaluation des rapporteurs. Elle est ensuite adressée à l’équipe soutenance du Collège Doctoral, par l’Ecole Doctorale. Un mail de confirmation est alors adressé au doctorant et son directeur.ice de thèse.

A SAVOIR : L’attestation de soumission de la thèse au logiciel compilatio, signée par le directeur de thèse, doit être transmise directement à l’équipe soutenances. 

Au minimum dans les 2 semaines qui précèdent la date fixée pour la soutenance, l’équipe soutenance de l’Université Paris Cité envoie les convocations avec une copie des rapports aux membres du jury et au doctorant. Le directeur de thèse reçoit tous les documents administratifs nécessaires à la soutenance. Il reviendra au directeur de thèse de transmettre les documents au Président désigné le jour de la soutenance.

Pour rappel, la soutenance est publique, sauf dérogation accordée à titre exceptionnel par la Présidente de l’Université Paris Cité si le sujet de la thèse présente un caractère confidentiel avéré. Pour une demande de soutenance en huis-clos, le directeur de thèse doit transmettre une demande par écrit justifiant le caractère confidentiel de la soutenance. La demande devra être soumise à l’avis de la Directrice du CED par l’équipe soutenances au moment de la validation de la composition du jury.

DELAI : L’Autorisation de soutenance doit être transmise AU PLUS TARD 1 MOIS AVANT LA SOUTENANCE, par l’Ecole doctorale, à l’équipe soutenance du Collège Doctoral.

5. Après la soutenance

L’admission (ou l’ajournement) est prononcée après délibération du jury.

Les documents de soutenance (le Procès verbal, l’Avis du jury sur la publication de la thèse soutenue et le rapport final de soutenance) doivent parvenir à l’équipe soutenances dûment complétés et co-signés par tous les membres du jury dans un délai n’excédant pas 1 mois après la soutenance.

Aucune attestation de réussite ne sera délivrée avant le dépôt de la version finale de la thèse et la réception des documents de soutenance par l’équipe soutenances.

Si souhaité après soutenance, le docteur a la possibilité de déposer une version de la thèse avec des corrections mineures (orthographe, mise en page, etc) sous un délai de 1 mois. 

Si le jour de la soutenance le jury demande des corrections majeures, le docteur dispose d’un délai de 3 mois pour déposer la version corrigée de la thèse accompagnée de l’attestation de conformité signée par le président du jury.

A consulter également : https://u-paris.fr/doctorat/soutenir-sa-these/