Soutenance déclarée sur myEDB après le 1er septembre 2022- Doctorants inscrits à Sorbonne Université

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Cette procédure doit être suivie par les doctorants inscrits à Sorbonne Université dont la demande d’autorisation de présentation en soutenance (proposition de jury) signée par leur directeur.ice de thèse a été déposée sur myEDB après le 1er septembre 2022.

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1. En amont à la demande

 Le directeur ou directrice de thèse propose une liste des membres du jury dont les rapporteurs au regard de la réglementation ci-dessous : 

CHOISIR LE JURY 

  • Le nombre des membres du jury est compris entre 4 et 8.
  • Il est composé au moins pour moitié de personnalités françaises ou étrangères, extérieures à l’école doctorale et à l’établissement d’inscription du candidat et choisies en raison de leur compétence scientifique, sous réserve des dispositions relatives à la cotutelle internationale de thèse.
  • La moitié du jury au moins doit être composée de professeurs ou personnels assimilés, ou d’enseignants de rang équivalent qui ne dépendent pas du ministère chargé de l’enseignement supérieur. Attention, les maitre.sse.s de conférences HDR ne sont pas des assimilé.e.s.
  • Sa composition doit permettre une représentation équilibrée des femmes et des hommes.
  • Le directeur ou directrice de thèse fixe la date de soutenance avec les membres du jury.
  • Le directeur de thèse est membre du jury, mais ne prend pas part à la décision.

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CHOISIR LES RAPPORTEURS – RAPPORTEUSES

Ils ou elles:

  • doivent être habilité.e.s (ie, titulaires d’une habilitation à diriger des recherches ou d’un titre équivalent),
  • doivent extérieurs à l’école doctorale et à l’établissement du doctorant.e.
  • ne doivent pas avoir d’implication dans le travail du doctorant.e.
  • peuvent appartenir à des établissements d’enseignement supérieur ou de recherche étrangers ou à d’autres organismes étrangers.
  • pour les personnes en poste à l’étranger ou dans l’industrie:
    • doivent être titulaires de la thèse depuis au moins 5 ans.
    • La validation est à la discrétion de la direction de l’ED sur la qualité scientifique (fournir un CV)

Le directeur ou directrice de thèse fixe la date de soutenance avec les membres du jury.

Ces éléments sont reportés sur la demande d’autorisation de présentation en soutenance. 

2. Demande d’autorisation de présentation en soutenance

2.1. Réunir les pièces suivantes sur un PDF unique :

  • Le justificatif de financement jusqu’au jour de la soutenance. Des financements autre que le contrat doctoral peuvent prendre le relais pour les fins de thèse (ATER, industriels, …)
  • Le CV du doctorant
  • Le CV du/des rapporteurs si ce/ces dernier(s) sont étrangers
  • Un résumé du manuscrit (résumé d’1 page si le manuscrit est rédigé en français et de 10 à 15 pages si le manuscrit est en anglais)
  • Votre certificat de scolarité attestant de votre inscription administrative sur l’année universitaire en cours

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2.2. Déclarer la composition de votre jury sur l’application de gestion myEDB selon la procédure suivante :

https://www.edite-de-paris.fr/soutenance-de-these-procedure

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2.3. Après, et uniquement après, réception du mail de confirmation de la validation de votre demande d’autorisation de présentation en soutenance (adressé par votre gestionnaire au sein de l’EDITE), déclarer la composition de votre jury sur ADUM:

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Les informations relatives à votre jury (nom/qualité/établissement) doivent être strictement identiques à celles renseignées sur myEDB. Veillez, en outre, à déposer sur ADUM l’ensemble des PDF requis. Si vous n’êtes pas concerné, un page blanche sous format PDF devra être déposée.

Seuls les dossiers de demande de soutenance complets, Sur myEDB et ADUM, seront validés par la Direction de l’EDITE.

DELAIS : La demande d’autorisation de présentation en soutenance doit être validée par la Direction de l »Ecole Doctorale, sur ADUM, AU PLUS TARD 8 SEMAINES AVANT LA SOUTENANCE. Seule cette validation sur ADUM permet la prise en compte de votre demande de soutenance par le Collège Doctoral.

3. Envoi du manuscrit aux rapporteurs

L’envoi de votre manuscrit, tel que déposé sur ADUM, sera effectué par votre gestionnaire au sein de l’EDITE, à partir d’ADUM, après validation de votre demande d’autorisation de présentation en soutenance par la Direction de l’EDITE.

Les rapporteurs recevront, par mail, un lien pour déposer leurs rapports signés sur ADUM ainsi que toutes les informations relatives à leurs rapports (modalités/date de retour etcc). Pour rappel, il est d’usage d’octroyer au rapporteur 1 mois pour l’étude du manuscrit et le rendu de son rapport. Le retour du rapport sera donc demandé 1 mois, jour pour jour, avant la date prévisionnelle de soutenance.

Cependant, après réception du mail confirmant la validation de la demande d’autorisation de présentation en soutenance, nous conseillons vivement aux doctorants d’adresser directement leur manuscrit aux rapporteurs. En effet, cela permettra de maximaliser le temps donné aux rapporteurs à l’étude de votre manuscrit. Comme mentionné, ci-dessous, les modalités de retour (lien/date/format) leur seront adressés par mail par votre gestionnaire au sein de l’EDITE.

A réception des deux rapports sur ADUM, un notification automatique sera adressée à votre Directeur de thèse pour validation des rapports. Il proposera ainsi, au vu des rapports, votre autorisation de soutenance auprès de la Direction de l’EDITE.

4.1 Dossier de soutenance

Le dossier de soutenance (dépôt et diffusion de thèse) qui s’effectuait auparavant 1 mois avant le soutenance sera constitué, sur ADUM, au fil de la procédure de demande de soutenance

4. 2 Autorisation de soutenance / convocation

La soutenance sera autorisée par la Direction de l’EDITE sur ADUM, à l’appui des rapports des rapporteurs.

En cas de modification des informations saisies (date, jour et lieu) sur la DAPS, procéder aux modifications directement tant sur myEDB que sur ADUM, avant la validation de la Direction de l’EDITE, afin que la date de soutenance soit correcte.

DELAI : L’autorisation de soutenance doit être validée AU PLUS TARD 3 SEMAINES AVANT LA SOUTENANCE par la Direction de l’EDITE

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A SAVOIR : sont générés/gérés par le Bureau d’accueil des doctorants du Collège Doctoral :

  • l’autorisation de soutenance signée par la Direction de l’EDITE, et la notification y afférent au doctorant et à sa Direction de thèse
  • la convocation aux membres du jury accompagnée des recommandations au jury, la procuration de signature et le formulaire d’engagement de confidentialité
  • le rapport de soutenance
  • le procès verbal de soutenance
  • la notification au doctorant et à sa Direction de thèse, par mail, de la mise à disposition, dans son espace ADUM, des rapports des rapporteurs et des documents à remettre au Président du Jury le jour de la soutenance

5. Test technique pour les soutenances en visio-conférence partielles ou totales

Procéder avec votre ou vos encadrants des tests visio pour vous assurer du bon déroulement technique de la soutenance au jour J.

6. Le jour de la soutenance

Le Président(e) du jury est tenu de :

  1. Veiller à la réception du Procès-verbal de soutenance, du rapport technique de soutenance, de l’autorisation de soutenance, des rapports des rapporteurs et des recommandations du jury
  2. Veiller à collecter les éventuelles procurations signées numériquement par les membres concernés. A noter, ces procurations devront être transmises via un adresse mail professionnelle et avant la délibération du jury, pour être valides (échanges à conserver et mis à la disposition de Sorbonne Université sur demande) 
  3. Garantir l’authentification des membres du jury participant à la visioconférence. 
  4. Pour rappel, les directeurs et encadrants participent au jury mais ne prennent pas part à la décision. Ils participent donc aux discussions au jury en l’absence du candidat, puis le jury se retire en l’absence des directeurs et encadrants pour prendre leur décision d’admission ou d’ajournement.

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7. En aval de la soutenance

  • Signer le Procès-Verbal (PV) 
  • Signer le rapport de soutenance. Il appartient au président du jury de s’assurer que tous les membres valident le contenu du rapport. Les échanges de mail en ce sens doivent donc être conservés et mis à la disposition de Sorbonne Université sur demande. 
  • La Direction de thèse dépose, sur ADUM, au plus tard 7 jours après la soutenance, une copie scannée en format PDF des pièces suivantes :
    • Le procès-verbal de soutenance signé en original par le président du jury
    • Le rapport de soutenance en original contresigné par l’ensemble des membres du jury ou, le cas échéant, du seul président du jury de thèse lorsque procuration lui a été donnée par les membres du jury 
    • l’ensemble des procurations envoyées via une adresse mail professionnelle le cas échéant
    • Le rapport technique le cas échéant signé en original par le président du jury
  • La Direction de thèse remet l’ensemble des originaux des pièces au bureau d’accueil des doctorants

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Adresse du Bureau d’accueil des Doctorants du Collège Doctoral : 15 rue de l’Ecole de Médecine, 75006 PARIS. 

Pour rappel : la transmission des documents originaux conditionne la possibilité de délivrer une attestation de réussite au diplôme