Soutenance partiellement / entièrement dématérialisée

Il est rappelé que la procédure normale de demande de présentation en soutenance est donnée ici ( https://www.edite-de-paris.fr/soutenance/). Toutefois, vu la situation sanitaire actuelle, l’ordonnance du ministère du 27 mars 2020, autorise le déroulement des soutenances en visio-conférence. Les modalités d’application de cette ordonnance pour l’EDITE sont détaillées ci-dessous.

Les soutenances partiellement dématérialisée (au minima le doctorant, le directeur de thèse et le président du jury réunis dans un établissement d’enseignement supérieur) doivent se tenir dans le strict respect des consignes sanitaires (distanciation, aération etcc). Pour accéder aux campus, les membres du jury et les éventuelles personnes assistant à la soutenance doivent être munis d’autorisation d’accès signées de la structure organisatrice (c’est à dire le  directeur d’unité de recherche du laboratoire du doctorant ou de la doctorante).

Fiche réflexe -renouvellement et traitement d’air

MISSIONS DE CHAQUE INTERVENANT DANS LE CADRE DES SOUTENANCES PARTIELLEMENT ou TOTALEMENT DEMATERIALISEE

Doctorant(e)

En amont de la soutenance

  1. Adresser par mail la demande d’autorisation de présentation en soutenance dématérialisée signée par votre directeur de thèse à l’école doctorale (au plus tard 8 semaines avant la soutenance) accompagnée de :
    • Le justificatif de financement jusqu’au jour de la soutenance.Des financements autre que le contrat doctoral peuvent prendre le relais pour les fins de thèse (ATER, industriels, …)
    • Le CV du doctorant
    • Le CV du/des rapporteurs si ce/ces dernier(s) sont étrangers
    • Un résumé du manuscrit (résumé d’1 page si le manuscrit est rédigé en français et de 10 à 15 pages si le manuscrit est en anglais)
  2. Constituer et envoyer  votre dossier de soutenance (CDROM et documents) par courrier postal au BAD ET adresser par mail à scolarite.doctorat@sorbonne-universite.fr avant la soutenance, la charte de diffusion, la copie d’écran effectué sur l’application « Facile », le bordereau de thèse soutenue et le fichier txt avec le sujet de thèse
  3. Adresser par mail l’autorisation de soutenance à distance signée par votre directeur de thèse à  l’école doctorale (au plus tard 3 semaines avant la soutenance)
  4. Lorsque l’école doctorale recevra les rapports des rapporteurs et que sa direction aura émis un avis favorable pour la soutenance, le dossier sera transmis au BAD (Bureau d’Accueil des Doctorants).
  5. Avant la soutenance, le BAD envoie au doctorant par mail le PV de soutenance que vous devrez transmettre au président du jury accompagné du  rapport technique de séance pré-rempli. Ce formulaire attestera du déroulement de la visio-soutenance et sera signé par le président du jury en même temps que le PV.
  6. Adresser à chacun des membres du jury, un mail de convocation à votre soutenance, le support de la présentation et la copie des rapports de rapporteurs
  7. Procéder avec votre ou vos encadrants des tests visio pour vous assurer du bon déroulement technique de la soutenance au jour J.

Président(e) du jury

Le jour de la soutenance

  1. Veiller à la réception du Procès-verbal de soutenance et du rapport technique de soutenance adressés par le doctorant 
  2. Garantir l’authentification des membres du jury participant à la visioconférence. 

En aval de la soutenance

  1. Signer le Procès-Verbal (PV) et le rapport de soutenance
  2. Adresser le PV à tous les membres du jury présents par voie électronique afin de recueillir leur signature numérique. Tous les échanges de courriels relatifs à l’adjonction de la signature du président et des contre-signatures des membres du jury sont conservés et transmis au service en charge des aspects administratifs de la soutenance (IFD)avec l’envoi du PV
  3. Adresser à l’IFD le PV signé numériquement par tous les membres du jury.
  4. Compléter et adresser à l’IFD (cc : école doctorale) par mail le rapport technique de séance signé
  5. Organiser la collecte des signatures originales du PV de tous les membres du jury et adresser le PV par courrier à l’IFD: Institut de Formation Doctorale, Bureau d’accueil des Doctorants, 15 rue de l’Ecole de Médecine, 75006 PARIS. La transmission des documents originaux conditionne la possibilité de délivrer une attestation de réussite au diplôme) 

L’école doctorale met à la disposition un tutoriel avec l’application de zoom pour décrire les grandes étapes de la soutenance dématérialisée. Vous pouvez si vous le souhaitez utiliser d’autres plateformes visio.

TUTORIEL ZOOM POUR LA SOUTENANCE DEMATERIALISEE

 

références : Arrêté du 21 avril 2020