Soutenance par Visio-conférence

Soutenance par Visio-conférence

Du fait des circonstances exceptionnelles liées au Covid19, les soutenances de thèse peuvent s’effectuer en visio. Pour cela l’ED 130 propose d’utiliser Zoom (https://zoom.us/).

Contrairement à une soutenance classique où le président du jury est choisi le jour de la soutenance, il faut, dans le cas de « visio-soutenance », le désigner à l’avance. Le président prendra à sa charge la partie technique de la soutenance. L’ED conseille donc au président de faire un essai plusieurs jour avant la soutenance pour se familiariser avec l’outil zoom.

Résumé de la procédure à effectuer par le président

  • Planifier une réunion Zoom intitulée « Soutenance de thèse de Prénom Nom », avec une salle d’attente, à partir d’un compte Zoom utilisant une adresse institutionnelle (ex. : prénom.nom@sorbonne-universite.fr). Attention, une adresse de type @lip6.fr n’est pas une adresse institutionnelle pour Zoom. En l’absence d’une adresse institutionnelles, Zoom peut clôturer la réunion au bout de 40 minutes.
  • Procéder aux invitations Zoom aux membres du jury et à l’étudiant, avec copie à l’ED.
  • A l’heure de la soutenance, admettre toutes les personnes en salle d’attente (les soutenances sont publiques). Vérifier que tous les micros sont coupés, sauf celui de l’étudiant. L’étudiant doit partager son écran afin que ses diapos soient visibles de tous.
  • A l’issu des 45 minutes de présentation, le président gère les micros des membres du jury durant la séance de questions.
  • A l’issu des questions, le président demande à l’audience et à l’étudiant de quitter la réunion, et de se reconnecter (il seront remis en salle d’attente). Si le président constate qu’il reste des membres extérieurs au jury encore connectés, il les place de lui-même en salle d’attente (malheureusement, cela ne peut se faire qu’individuellement).
  • Lorsque seuls les membres du jury sont présents, les délibérations peuvent commencer. Comme dans une soutenance « normale », les encadrants ne doivent pas intervenir, sauf pour répondre à des questions du jury.
  • A l’issu des délibérations, le président re-admet toutes les personnes en salle d’attente, y compris évidemment l’étudiant, et lit le rapport du jury.
  • A l’issu de cette lecture, le président cloture la réunion.

Instructions détaillées et utilisation de zoom

En amont de la soutenance :

  • Le président doit créer un compte avec une adresse de courriel institutionnelle (exemple: prénom.nom@sorbonne-universite.fr.), la plupart de ces adresses suppriment en effet la limite de temps de 40 minutes liée à une visio zoom. Attention une adresse du type @lip6.fr n’est pas une adresse institutionnelle pour Zoom.
  • Nous conseillons au président d’installer l’application Zoom sur son ordinateur ou sa tablette.
  • Le président doit planifier une réunion en cliquant sur « Programmer« 
  • Dans la fenêtre « Programmer une réunion » saisir le titre « Soutenance de thèse de prénom nom de l’impétrant« 
  • Cliquer en bas de la fenêtre sur « Options avancées »

Dans les « Options avancées » vérifier que les trois options ci-dessous sont bien cochées.

Zoom crée, pour chaque réunion, un numéro de réunion et un identifiant. Il faut récupérer ce numéro et cet identifiant en « copiant l’invitation ».

La copie donnera un texte tel que :

Les personnes voulant assister à la soutenance sans installer le logiciel Zoom, pourront le faire au travers d’un navigateur web. Elles auront simplement besoin du lien et du mot de passe. Celles ayant installé le logiciel utiliseront l’ID de la réunion et le mot de passe dans le logiciel.

Le président envoie cette invitation aux membres du jury, à l’impétrant et à l’école doctorale (habib.mehrez@lip6.fr; lelia.blin@lip6.fr; dany.richard@sorbonne-universite.fr).

L’étudiant·e peut utiliser cette invitation pour la diffuser publiquement dans un message électronique.

Au moment de la soutenance

  • Le président commence la réunion
  • Il accepte les personnes qui sont dans la salle d’attente
    • Cliquez sur Participants

Vous obtiendrez la liste des participants en attente. Cliquez sur admettre

  • A tout moment vous pouvez
Coupez le micro en cliquant sur le micro à coté d’un nom d’un participant
Cliquez sur Plus à cotê d’un nom dans Participants
  • Coupez la video
  • Remettre un participants dans la salle d’attente
  • Vous pouvez aussi supprimer un participant, attention dans ce cas la il ne pourra plus jamais revenir à la réunion
  • Avoir une conversation privé avec un participant
  • Vous pouvez également effectuer des actions globales, s’appliquant à l’ensemble des participants, en cliquant en bas de la fenêtre participants
    • Comme par exemple couper tous les micros

Soutenance

L’étudiant peut partager son écran

  • Il a plusieurs outils à sa disposition
    • Le paratage d’écran pour sa présentation
    • Un tableau blanc qui peux utiliser au moment des questions

Scéance des questions

  • Le président demande au membres du jury d’allumer le micro à tour de rôle.
  • Tous le monde peut voir l’ensemble des personnes en vidéo en cliquant sur affichage gallerie
image: https://www.zdnet.fr/guide-achat/les-meilleurs-services-de-videoconference-pour-les-professionnels-39898759.htm

La personne qui parle est entouré d’un écran vert.

Délibération du jury

  • A l’issu des questions, le président demande à l’audience et à l’étudiant de quitter la réunion, et de se reconnecter (il seront remis en salle d’attente).
    • Il faut vérifier dans Participants la liste
    • Si le président constate qu’il reste des membres extérieurs au jury encore connectés, il les place de lui-même en salle d’attente (malheureusement, cela ne peut se faire qu’individuellement).
  • Lorsque seuls les membres du jury sont présents, les délibérations peuvent commencer. Comme dans une soutenance « normale », les encadrants ne doivent pas intervenir, sauf pour répondre à des questions du jury.
  • A l’issu des délibérations, le président re-admet toutes les personnes en salle d’attente, y compris évidemment l’étudiant, et lit le rapport du jury.
    • Admettre les participants un a un dans participants
  • A l’issu de cette lecture, le président cloture la réunion.